Análisis: ¿Estamos preparados para el teletrabajo?

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Asian business woman talking to her colleagues about plan in video conference. Multiethnic business team using computer for a online meeting in video call. Group of people smart working from home.

El coronavirus nos ha demostrado que la digitalización no es una opción, es una necesidad en el mercado laboral. Desde el inicio de la pandemia, una de las medidas aconsejadas por el gobierno y adoptadas por muchas empresas fue el teletrabajo.

Después de años de lucha por la conciliación personal y laboral, de la petición de los empleados por más días de teletrabajo, por demostrar que se puede ser productivo fuera de la oficina, de repente, el mundo se pone patas arriba y de un día para otro nuestras casas se convierten en las nuevas oficinas. Pero, ¿estamos realmente preparados para teletrabajar?

¿Cómo era el teletrabajo antes de la pandemia?

El trabajo en España se caracteriza por el elevado presentismo, ya que es uno de los países con una jornada laboral más larga y el con el número más elevado de horas dentro de la oficina.

Según datos de Randstad 4,4 millones de personas, lo que supone el 20,3% de los ocupados en España, pueden desempeñar una actividad mediante teletrabajo. Hablamos principalmente de actividades que se desempeñan desde un ordenador con conexión a internet. Hasta antes de la pandemia un escaso 4,8% de las empresas facilitaban el teletrabajo de manera habitual y el 3,5% de manera ocasional, muy por debajo de la media de otros países europeos que ronda el 14%, según el último estudio sobre teletrabajo del INE.  

Nos hemos dado cuenta del escaso desarrollo tecnológico que tiene la mayor parte de nuestro tejido empresarial, y el esfuerzo que ha supuesto a las empresas poder dotar de medios a sus empleados para llevar a cabo sus funciones fuera de la oficina de manera repentina durante el estado de alarma.

¿Cómo ha sido la adaptación del teletrabajo en tiempos de coronavirus?

Uno de los problemas surge porque el teletrabajo que hemos adoptado ha sido un teletrabajo de emergencia y por necesidad, no como un privilegio. Además, no lo tomamos por un par de días, sino por varios meses sin que hubiera habido un proceso de adaptación previamente.

Así nos hemos adaptado al teletrabajo en los tiempos del coronavirus:

  • Equipos de trabajo: Muchas organizaciones trabajan con ordenadores portátiles que los empleados se han podido llevar a casa fácilmente. Otros los han enviado a través de empresas de transporte sus equipos. ¿Pero que hay del suministro de internet? Contamos con que todos los hogares tienen conexión, pero no es así. Hay muchos que han tenido que darse de alta en estos servicios o contratar más potencia para poder desempeñar su actividad con éxito.
  • Conexión en remoto: Muchas actividades se desempeñan a través de softwares propios de la compañía que han tenido que hacer una adaptación de los mismos, así sus empleados pueden conectarse en remoto y trabajar con ellos.
  • Protección de datos: ¿Desde qué red nos vamos a conectar si trabajamos fuera de la oficina? ¿Es una red segura? Muchas empresas manejan datos sensibles que no deberían salir de las conexiones protegidas que tienen dentro de sus oficinas. A la hora de compartir documentos, deberán hacerlo de manera segura a través de portales en internet, cifrados con contraseña o programas específicos para el intercambio que no todos tenían instalados.
  • Ergonomía de nuestro nuevo puesto de trabajo: Ahora trabajamos desde nuestras casas como podemos, pero no todos contamos con sillas ergonómicas que faciliten la altura o el respaldo ideal, así como, la iluminación o altura de las pantallas. Todo esto afectará de manera negativa a nuestro rendimiento, a nuestros problemas visuales y físicos. El dolor de espalda, la fatiga visual o el estrés, se han manifestado en pocos días si no contamos con los equipos adecuados. Esto se puede ver agravado en un hogar con niños pequeños donde requieren de la atención de sus padres, afectando a su concentración y productividad. Por ley la empresa debe proteger de los riesgos laborales a sus trabajadores y velar por su cumplimiento. Un hecho que se hace muy difícil en situaciones de aislamiento por lo que no se puede exigir con esto cumplimiento, ni facilitar todos los medios requeridos como en un centro de trabajo.
  • Software de comunicación: En estos momentos, todas las reuniones serán virtuales por lo que hay que adoptar, sino se hubiera hecho ya, software para realizar videollamadas, chat de grupos y donde poder compartir documentos de una manera segura con los compañeros. Por ejemplo, Skype, Teams, Zoom o Slack. Algunas empresas han tenido que implantarlos de manera inmediata.
  • Liderazgo y gestión de equipos: El contacto con los miembros del equipo del día a día se ha perdido y el control de lo que hacen durante su tiempo en la oficina también. Ahora es necesario gestionar las tareas a través de software que nos ayuden a distribuir las actividades, fijar objetivos y saber del estado de cada uno de ellos sin esas reuniones presenciales. Software de gestión como Trello, Basecamp o Teams nos pueden ayudar. Además, los mandos no deberían perder el contacto con sus miembros del equipo fijando videollamadas cada cierto tiempo para conocer el estado de los trabajadores en todos los sentidos y motivarlos. No debemos perder el contacto “humano” a pesar de la distancia social.

Ventajas e inconvenientes del teletrabajo en tiempos de coronavirus

En este post hablábamos de las ventajas y desventajas del teletrabajo a nivel general, pero aquí vamos a destacar cuáles son los principales pros y contras del teletrabajo durante el confinamiento. Porque no es lo mismo teletrabajar algún día a la semana, para poder conciliar tu vida personal o ahorrar desplazamientos y sólo algunos miembros del equipo, a hacerlo todos de manera indefinida y de un día para otro.

El teletrabajo para la empresa supone un ahorro de costes fijos en el mantenimiento de los espacios físicos de trabajo, factor que aumentará la productividad. Sin embargo, esta situación alargada en el tiempo dificultará la gestión de equipos y la unión que había. También hará complicado el control del desempeño de los trabajadores, afectando negativamente a la productividad.

A esto hay que sumarle la digitalización inmediata que han tenido que sufrir la mayoría de empresas para adaptar el teletrabajo a todos sus empleados. Una inversión de tiempo y dinero que en el corto plazo ha permitido salvar la actividad de la compañía y que, probablemente en el largo plazo, resultará rentable y favorecerá la productividad de la compañía.

En relación al trabajador, es cierto que el teletrabajo le ayudará a conciliar la vida personal sobre todo en esta época donde los niños no tienen colegio y necesitan de su atención en casa, así como, de cualquier familiar que requiera de sus cuidados.

El ahorro de tiempo y costes de desplazamientos al trabajo es significativo, y sobre todo el aislamiento en casa hace que el tiempo que dedicamos a trabajar lo dedicamos a estar delante del ordenador y no en charlas con los compañeros, cafés u otras formas de distracción. Sin embargo, esto no es del todo cierto pues en el hogar presumiblemente habrá más gente que nos pueden distraer igualmente.

El aislamiento ha cambiado nuestra forma de procesar emociones y pensamientos, estamos sometidos a la incertidumbre de no saber hasta cuando vamos a mantener esta situación y lo que está pasando en el exterior. Nuestra mente está pendiente de las noticias sobre nuevos confinamientos, qué va a pasar con nuestros empleos, cuando recuperaremos nuestra vida social o nuestras aficiones.

La falta de concentración, de sueño, de motivación y el estrés está afectando negativamente a nuestro rendimiento en el trabajo y a nuestra salud mental. No vamos a salir de esta fácilmente y las secuelas psicológicas perdurarán en el tiempo.

¿Cómo afectará el teletrabajo durante el coronavirus a la productividad?

Si queremos implantar el teletrabajo debemos olvidarnos de medir rentabilidad por empleado según las horas en el puesto de trabajo y hacerlo por proyectos u objetivos.  Dependiendo del tipo de actividad que desempeñemos, medir la productividad del teletrabajo puede costar más o menos. Por ejemplo, a nivel comercial debemos fijarnos en encuestas de evaluación de los clientes, nº de reclamaciones o tiempo invertido en generar una venta.

Sobre todo, debemos fijarnos en cómo va a variar la productividad a nivel general en la empresa, pues los costes fijos van a disminuir y debemos adaptar los objetivos al nuevo contexto económico y social. No podemos suponer un escenario igual al que imaginábamos a principios de año cuando fijamos los objetivos de 2020. Los mandos intermedios deberían realizar un control diario de las actividades de sus equipos y su rendimiento, y los mandos superiores de la evolución a nivel global de la empresa y la consecución del objetivo final: Crear valor.

¿Cómo afectará todo esto al rendimiento de los trabajadores en el corto y largo plazo? ¿Y a la productividad de la empresa? ¿Seremos capaces de superar la era post-covid?

El ser humano destaca por su capacidad de adaptación a los cambios, y seguramente lo hagamos en esta ocasión también. Aunque respecto a la evolución en términos de eficacia y eficiencia, solo el tiempo dirá quién ha sido capaz de adaptarse con éxito, de aprovechar la oportunidad o de ser derrotado.

Creíamos que la tecnología nos aislaba y hoy nos damos cuenta qué gracias a ella estamos más conectados que nunca. Creíamos que la digitalización nos haría perder nuestros empleos, y hoy nos ha demostrado qué gracias a ella podemos seguir trabajando desde cualquier lugar.

El teletrabajo ha llegado para quedarse, quizás no de la forma que nos hubiera gustado, pero sí ha sido un golpe de realidad para dar el paso a la nueva era digital y será el modus operandi habitual en ese panorama que ahora se llama “la nueva normalidad”. (Janire Carazo Alcalde)

Ventajas y desventajas del teletrabajo.