La Contraloría realizó una auditoría de cumplimiento a la Municipalidad Provincial de Trujillo referido al proceso de contratación para la adquisición 17 camiones compactadores para el SEGAT (Licitación Pública n.° 002-2019-MPT y adjudicada por el importe de S/ 7 713 750,00) en la que se presenta la siguiente observación:
Se evaluó la oferta económica del postor que no cumplió con acreditar el requisito de calificación de experiencia en la especialidad; se inició la operación de las compactadoras sin contar con la conformidad respectiva (siendo otorgada sin realizar pruebas y verificaciones técnicas, a pesar que no cumplían con las especificaciones técnicas ofertadas y presentaban averías), asimismo, no se cumplió con la capacitación del personal sin que se aplique la penalidad que correspondía. Estos hechos ocasionaron que se le otorgue la buena pro a un postor que no cumplía con lo requerido en las bases integradas y la afectación a la vida útil de las compactadoras y al servicio público, así como un perjuicio económico de S/ 644 731,34 a la entidad
El informe N° 3467-2021-CG/GRLIB-AC, elaborado por la Gerencia Regional de Control de La Libertad, comprende la revisión y análisis de la documentación relativa a las etapas de actuaciones preparatorias, procedimiento de selección y ejecución contractual, durante el período de 6 de marzo de 2019 al 31 de agosto de 2020, que obra principalmente en los archivos de la Subgerencia de Servicios Generales y Equipo Mecánico, Subgerencia de Abastecimiento, Subgerencia de Tesorería y Gerencia Municipal de la Entidad.
Detalles de las observaciones:
Se evaluó la oferta económica de postor que no cumplió con acreditar el requisito de calificación de experiencia en la especialidad; se inició la operación de las compactadoras sin contar con la conformidad respectiva, siendo otorgada sin realizar pruebas y verificaciones técnicas, a pesar que no cumplían con las especificaciones técnicas ofertadas y presentaban averías.
(…) De la revisión a la documentación proporcionada por las unidades orgánicas de la Entidad y del SEGAT, relacionada con el procedimiento de selección de Licitación Pública n.° 002-2019-MPT – Primera Convocatoria, “Adquisición de Compactadoras en la Sub Gerencia de Limpieza Pública – SEGAT, distrito de Trujillo, provincia de Trujillo, departamento de La Libertad” (en lo continuo, el “Proceso”), incluyendo los actos preparatorios y ejecución contractual, se ha evidenciado que el postor Tracto Camiones USA S.A.C. presentó en su oferta técnica, para el cumplimiento de los requisitos de calificación, una clasificación y/o agrupación de facturas por cliente y monto contractual sin sustentar documentalmente que corresponden a una sola contratación, a fin de cumplir con acreditar fehacientemente su experiencia en la especialidad, conforme a los requisitos y criterios establecidos en las bases integradas definitivas
(..) Asimismo, se transfirieron los camiones compactadores adquiridos al SEGAT, dando inicio a las operaciones de recojo de residuos sólidos domiciliarios, previo a la emisión de la conformidad respectiva por parte de la Subgerencia de Servicios Generales y Equipo Mecánico, en calidad de área usuaria, la misma que fue otorgada sin haberse realizado las pruebas y verificaciones técnicas correspondientes, a pesar de que, no cumplían con las condiciones y especificaciones técnicas ofertadas por el postor ganador respecto a la potencia del motor, y que dichos bienes presentaron averías y/o fallas mecánicas desde su puesta en operación.
(..) se puede afirmar que la potencia del motor de los vehículos analizados no es acorde a lo ofertado por el contratista en su oferta técnica, sin que ello fuera advertido por los funcionarios que participaron en el otorgamiento de conformidad, a efectos de que se considere como no ejecutada la prestación, aplicándose la penalidad que corresponda por cada día de atraso.
(…) Desde el 29 de agosto de 2019 se comenzaron a emplear las compactadoras para el recojo de residuos sólidos domiciliarios, conforme se demuestra con los documentos emitidos por el jefe de la Oficina de Mantenimiento – SEGAT, los cuales se encuentran detallados en el cuadro n.° 10. Asimismo, desde tal fecha hasta el otorgamiento de la conformidad (11 de setiembre de 2019) y también con posterioridad, las compactadoras presentaron fallas o averías, incluyendo casos asociados al sistema hidráulico; afectando la vida útil de los bienes y el servicio para el cual se les adquirió
(..) En consecuencia, se puede afirmar que las múltiples fallas y/o averías presentadas por los vehículos compactadores han afectado el cumplimiento de la finalidad para la cual fueron adquiridos, al afectar la sostenibilidad del servicio de recolección de residuos domiciliarios, así como, la vida útil de las compactadoras y la integridad física del operador de dicho vehículo.
(..) No obstante, las múltiples fallas que se han venido presentando en los bienes adquiridos no fueron considerados por los funcionarios que participaron en el otorgamiento de conformidad, quienes no realizaron las pruebas necesarias a dichos vehículos ni consultaron sobre su funcionamiento al SEGAT en el desarrollo del servicio de recolección de residuos domiciliarios; pese a que tales incidencias se comenzaron a reportar desde su puesta en funcionamiento
Asimismo, no se cumplió con la capacitación del personal, sin que se aplique la penalidad que correspondía; ocasionando que se le otorgue la buena pro a un postor que no cumplía con lo requerido en las bases integradas, afectación a la vida útil de las compactadoras y al servicio público, así como, perjuicio económico de S/ 644 731,34 a la entidad
(..) el Contratista estaría sustentando el dictado de catorce (14) horas lectivas: ocho (8) horas lectivas dentro del plazo contractual, ejecutadas el 4 de setiembre de 2019 y seis (6) horas fuera de dicho plazo los días 19 y 20 de setiembre de 2019; así como, no acreditó haber cumplido con capacitar de forma teórica y práctica en todos los temas ofrecidos y contratados, al personal del SEGAT.
Cabe indicar que, el Contratista tampoco alcanzó información que sustente de cuantos certificados emitió, a quienes y la oportunidad en que los entregó a los trabajadores, al respecto sólo indica que realizó la entrega de dichos certificados el 20 de setiembre de 2019.
Además, se realizó el pago íntegro de la prestación, a pesar de que Tracto Camiones USA S.A.C no cumplió con la realización de la capacitación al personal del SEGAT según las condiciones contractuales (número de personas, horas lectivas y temas), debiendo corresponderle la aplicación de penalidad por mora.
Recomendaciones:
1. Poner en conocimiento de la Procuraduría Pública encargada de los asuntos judiciales de la Contraloría General de la República, el informe para que inicie las acciones legales contra los funcionarios y servidores comprendidos en los hechos de la observación n.° 1 del presente informe de auditoría. (Conclusión n.° 1)
2. Disponer el inicio de las acciones administrativas para el deslinde de responsabilidades de los funcionarios y servidores de la Municipalidad Provincial de Trujillo, comprendidos en los hechos de la observación n.° 1, conforme al marco normativo aplicable. (Conclusión n.° 1).
3. Disponer a la Gerencia de Asesoría Jurídica en coordinación con la Gerencia de Administración y Finanzas, la evaluación y ejecución de medidas administrativas y/ o legales, con la finalidad de que el Contratista cumpla con su oferta técnica (potencia del motor) y se encuentre una solución definitiva a la continua descalibración del sistema hidráulico; a fin de garantizar que no afecte la vida útil de las unidades y el cumplimiento del servicio de recojo de residuos sólidos. (Conclusión n.° 1).
4. Disponer a la Gerencia de Administración y Finanzas y Gerencia de Planeamiento y Presupuesto que proponga y formule y/o actualice normas internas orientadas a establecer controles internos a la etapa de ejecución contractual de adquisición de bienes hasta que se cumpla con la última prestación pactada, con la finalidad de que las áreas usuarias realicen una estricta supervisión y verificación, antes de emitir su conformidad. (Conclusión n.° 1).
5. Instruir a la Gerencia de Administración y Finanzas y Gerencia de Planeamiento y Presupuesto para que formulen una directiva interna que precise los procedimientos para la evaluación de perfiles, selección y designación de los miembros de los comités de selección; así como, regule su funcionamiento y permita la documentación de sus actos, a fin de garantizar que se cumplan las reglas de conformación establecidas en la normativa de contrataciones del Estado, coadyuvando a la transparencia en sus actuaciones. (Conclusión n.° 2).
6. Disponer que la Oficina de Administración formule directivas y procedimientos a fin de asegurar que los bienes que sean entregados por la Entidad como resultado de procesos de contratación o concesiones, cuenten con la conformidad correspondiente y se garantice su operatividad. (Conclusión n.° 1).
DATO
FALTA DE MECANISMOS DE CONTROL EN LOS PROCESOS DE DESIGNACIÓN DE COMITÉ DE SELECCIÓN, ELABORACIÓN DE BASES E INTEGRACIÓN, GENERA RIESGO DE NO GARANTIZAR LA ADECUADA CONDUCCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN Y LA ACREDITACIÓN DE LAS ACTUACIONES REALIZADAS.
De la verificación a la conformación del comité de selección a cargo del procedimiento de selección de Licitación Pública n.° 002-2019-MPT – Primera Convocatoria, “Adquisición de Compactadoras en la Sub Gerencia de Limpieza Pública – SEGAT, distrito de Trujillo, provincia de Trujillo, departamento de La Libertad”, se advirtió que la Entidad no implementó mecanismos de control a fin de que el Comité, dentro sus integrantes (titulares y suplentes) cuente con uno con conocimiento técnico sobre el bien objeto de la convocatoria, así como, que éstos cuenten con contrato vigente con la Entidad, durante el desarrollo del citado procedimiento de selección.
Además, tampoco implementó mecanismos de control durante la ejecución del citado procedimiento de selección, en los procesos siguientes:
– Visado de elaboración de bases iniciales por todos los integrantes del comité de selección.
– Custodia del original del documento de aprobación de las bases, de las actas de acuerdos del Comité, del pliego de absolución de consultas y/u observaciones y las bases integradas visadas.
– Documentación que sustente el trámite de la modificación del expediente técnico o especificaciones técnicas como consecuencia de la absolución de consultas y observaciones.
