Microsoft 365, antes conocido como Office 365, es una de las suites de ofimática más populares y completas a nivel mundial. Incluye programas esenciales como Word, Excel y PowerPoint, además de almacenamiento en la nube y actualizaciones constantes. Normalmente, este servicio requiere el pago de una suscripción mensual o anual. Sin embargo, existen formas legales para obtenerlo de manera gratuita, aunque con algunas limitaciones que vale la pena tener en cuenta.
Opciones oficiales para estudiantes y docentes
La forma más directa y legítima de acceder a Microsoft 365 sin costo es a través del programa Office 365 Education, dirigido a estudiantes y profesores de instituciones educativas registradas en Microsoft. Si tu colegio, universidad o centro educativo está inscrito en este programa, puedes solicitar al área administrativa los datos de acceso. Con estas credenciales, podrás descargar e instalar Microsoft 365 en hasta cinco dispositivos diferentes, incluyendo computadoras de escritorio, laptops, tablets o celulares, siempre que utilices tu cuenta institucional.
Este beneficio se mantiene activo mientras sigas formando parte de la institución, ya sea como estudiante o docente. Además, contarás con acceso a todas las funciones principales de la suite y espacio de almacenamiento en la nube de Microsoft.
Acceso gratuito en empresas con licencia empresarial
Otra alternativa válida se presenta si trabajas en una empresa que cuente con una suscripción empresarial de Microsoft 365. En estos casos, el área de sistemas o recursos humanos puede asignarte una licencia para usar Office de forma gratuita en tus dispositivos laborales.
Por lo general, esta licencia se utiliza en el computador del trabajo, pero en ocasiones también puede habilitarse para tu equipo personal, sobre todo si tienes que trabajar desde casa. Todo depende de la política interna de cada empresa, así que es recomendable consultar con el área encargada.
Pruebas gratuitas al comprar un equipo nuevo
Al adquirir una computadora nueva con Windows preinstalado, muchas veces Microsoft incluye una prueba gratuita de Microsoft 365 que puede durar entre tres y seis meses. Durante este periodo, puedes utilizar todas las aplicaciones de Office sin restricciones. Al finalizar la prueba, tendrás que decidir si deseas pagar la suscripción o buscar una alternativa gratuita, como LibreOffice.
Uso gratuito a través de la versión web de Office
La forma más sencilla y accesible para la mayoría de personas de usar Office gratis es mediante su versión web. Office Online te permite acceder a Word, Excel, PowerPoint y otros programas directamente desde el navegador, sin necesidad de instalar nada en tu PC. Solo necesitas una cuenta gratuita de Microsoft.
Aunque la versión online no cuenta con todas las funciones avanzadas de la suscripción completa, incluye todas las herramientas básicas necesarias para crear, editar y compartir documentos. Por ejemplo, no podrás utilizar ciertas funciones de diseño en Word o fórmulas avanzadas en Excel, y algunas animaciones estarán limitadas en PowerPoint. Sin embargo, para la mayoría de tareas cotidianas, esta opción es más que suficiente.
Además, todos los archivos que crees o edites desde Office Online se almacenan automáticamente en la nube, permitiéndote acceder a ellos desde cualquier dispositivo con conexión a internet. De esta forma, Office Online se convierte en una alternativa práctica y completamente legal para quienes buscan productividad sin gastar dinero.
