Para muchas organizaciones, el uso generalizado de herramientas, aplicaciones y plataformas de nube descentralizadas por parte de equipos separados es tanto una bendición como una maldición.
Por un lado, brinda a los empleados la máxima flexibilidad y control sobre las tecnologías relacionadas con el trabajo que utilizan.
Vicepresidente de marketing de productos, DataDoB.
Por otro lado, la proliferación de herramientas y plataformas departamentales representa un importante desafío de gestión y visibilidad para la gestión de TI encargada de mantener los datos, el almacenamiento y la supervisión del cumplimiento.
En el peor de los casos, los datos generados por estas herramientas pueden crecer rápidamente más allá del alcance de las estructuras de gobernanza existentes, introduciendo ineficiencias y riesgos de cumplimiento.
Al desafío se suma la proliferación de SaaS y servicios en la nube que prometen velocidad, flexibilidad y facilidad de uso. Como resultado, las unidades de negocio, los equipos y los empleados individuales evitan cada vez más el ciclo de adquisición de TI establecido para obtener lo que necesitan, cuando lo necesitan.
Un panorama de datos expansivo
A medida que las organizaciones han adoptado más soluciones SaaS y en la nube en todos los departamentos, la descentralización resultante ha creado lo que muchos ahora llaman “expansión de datos”. La ITO en la sombra es extremadamente común.
Según un estudio de Gartner, para 2027, “el 75% de los empleados adquirirán, modificarán o crearán tecnología fuera de la visibilidad de TI, frente al 41% en 2022”.
El efecto acumulativo de esta adopción perfecta de tecnología es un panorama de datos fragmentado y en expansión, muchos de los cuales existen fuera del control organizacional.
La información relacionada con el negocio (desde lo mundano hasta lo sensible) se distribuye habitualmente en múltiples plataformas SaaS, dispositivos personales y almacenamiento en la nube no administrado.
Si a eso le sumamos la enorme popularidad de las aplicaciones de inteligencia artificial de terceros, los equipos de TI tienen una enorme tarea entre manos para mantener el control.
Gran parte de este material toma la forma de datos no estructurados, como documentos, imágenes, correos electrónicos y otros archivos, que resisten una fácil organización, lo que dificulta la supervisión.
Si bien las prácticas FinOps, marcos para gestionar y optimizar el gasto en la nube en todos los departamentos, han ayudado a las organizaciones a controlar el gasto en herramientas en la nube, han hecho poco para abordar el creciente problema de visibilidad en torno a los datos que generan esas herramientas.
Este nivel de descentralización dificulta saber dónde residen los datos importantes, quién los posee y con qué seguridad se gestionan. El resultado es una situación en la que los datos crecen más rápido que la gobernanza, generando ineficiencias, desperdiciando recursos de almacenamiento y complicando el cumplimiento.
En las organizaciones que no tienen una visión unificada del conjunto de datos (es decir, la mayoría de ellas), los tomadores de decisiones corren el riesgo de perder el control de uno de sus activos comerciales más valiosos.
El poder de la visibilidad
Entonces, ¿cuál es la respuesta? ¿Cómo pueden las organizaciones recuperar un control significativo sobre el vasto patrimonio de datos creado por las decisiones tecnológicas departamentales?
Para muchos líderes, la respuesta instintiva a diversos riesgos es simplemente limitar el uso de herramientas dirigidas por departamentos o implementar ciclos de aprobación más estrictos.
El problema es que, excepto en los entornos tecnológicos más restrictivos, rara vez funciona. Si un empleado sabe que una aplicación o servicio de terceros le hará la vida mucho más fácil, normalmente encontrará la manera de utilizarlo.
En cambio, la forma más eficaz es crear una mejor visibilidad sobre qué tecnología se utiliza, quién y, fundamentalmente, cómo se transfieren los datos entre sistemas.
Por ejemplo, una mejor visibilidad de los datos abre la puerta a una mejor evaluación de riesgos, donde las organizaciones pueden identificar equipos duplicados, inseguros o redundantes y permitir que TI administre soluciones legítimas.
Desde una perspectiva de gobernanza de datos, una vista única y precisa de los datos en SaaS, la nube y los sistemas locales proporciona la base para aplicar políticas de manera consistente y mejorar tanto la eficiencia como el cumplimiento del almacenamiento.
Armados con ese nivel de visibilidad, los líderes de TI pueden ver dónde reside la información confidencial y garantizar que esté protegida adecuadamente, al mismo tiempo que respaldan una mejor gestión del ciclo de vida al permitir que los datos se archiven, retengan o eliminen de acuerdo con su valor comercial y cualquier requisito regulatorio relevante.
En última instancia, se trata de garantizar que TI pueda ver y gestionar datos producidos por sistemas que no necesariamente seleccionaron o implementaron. Esto requiere herramientas de gestión de datos independientes del proveedor que puedan integrar datos no estructurados de múltiples plataformas en una vista única y consistente.
Si se hace correctamente, las organizaciones pueden equilibrar la innovación y la gobernanza, dar a los departamentos la libertad de utilizar las herramientas que necesitan y garantizar que todos los datos sean detectables, compatibles y almacenados de manera eficiente.
Consulte nuestra lista del mejor software de automatización de TI.
