Durante demasiado tiempo, la gestión de los viajes y gastos de negocios (T&E) ha sido una fuente de fricciones, frustración e ineficiencia.
Los viajeros luchan con sistemas obsoletos y los equipos de finanzas pasan incontables horas buscando recibos y corrigiendo errores.
Director ejecutivo de Embers.
Una nueva ola de tecnología, impulsada por la hiperautomatización y la inteligencia artificial (IA) sofisticada, tiene el potencial de transformar los viajes y gastos de una función de cumplimiento necesaria pero aparentemente no solicitada en un motor estratégico de crecimiento y excelencia operativa.
De hecho, los datos muestran que las empresas pueden lograr tiempos de procesamiento de gastos un 67% más rápidos como resultado del uso de plataformas impulsadas por IA. Las oportunidades están ahí, pero el desafío ahora para las empresas es implementar estas capacidades a escala para capitalizar su potencial.
Empoderar a los viajeros de negocios: de la presentación receptiva a la acción en el momento
La ambición al implementar estas tecnologías es capacitar al viajero para que actúe en el momento. Ya sea escaneando un recibo de café o enviando un cargo de hotel, las herramientas deben estar al alcance de su mano.
De esta manera, en lugar de la temida acumulación de aumentos de costos, es posible presentar los costos al instante.
Este enfoque intuitivo y móvil con IA integrada garantiza presentaciones de gastos más rápidas, precisas y conformes, generando buena voluntad de los empleados en lugar de resentimiento.
Este es un primer paso importante en la modernización de la gestión de viajes y gastos. Al incorporar IA conversacional y Gen AI en estas plataformas, los sistemas pueden aprender del comportamiento del usuario, los requisitos de cumplimiento, el control del fraude y proporcionar información inteligente en tiempo real.
Pasar de la inteligencia transaccional a la predictiva
La ambición actual no es sólo una mejor automatización, sino un nuevo nivel de inteligencia predictiva que ofrezca precisión, cumplimiento y confianza desde el diseño. Al aprender de millones de transacciones todos los días, nuestra IA se adapta continuamente a la forma en que operan las organizaciones.
Transforma la gestión de gastos de un proceso reactivo a uno que previene errores, identifica riesgos tempranamente y garantiza que cada pago y reembolso sea correcto la primera vez.
Los equipos de contabilidad ganan velocidad y precisión, mientras que los líderes de auditoría y cumplimiento pueden ver los riesgos antes de que se materialicen. Los equipos de cuentas por pagar experimentan una gestión de facturas sin contacto y los líderes financieros confían en análisis en tiempo real para informar la previsión, el control y la estrategia.
En un momento en que muchas organizaciones buscan reducir el gasto en vista del aumento del gasto gubernamental, estos conocimientos inteligentes pueden ser invaluables.
Necesidad de libertad y flexibilidad.
Estas capacidades están redefiniendo cómo se ve la autonomía financiera con una plataforma de nivel empresarial impulsada por IA que se adapta naturalmente al ecosistema de cada cliente; No se requiere ningún equipo desconectado o “no en tiempo real”. Después de todo, los equipos de finanzas no pueden ser verdaderamente eficientes si dependen de software de auditoría de terceros.
Este enfoque abierto e integrado brinda a las organizaciones una verdadera libertad de elección, permitiéndoles trabajar con los socios de viajes, gastos y tecnología que mejor se alinean con su estrategia, en lugar de estar encerrados en sistemas cerrados.
Las capacidades básicas dan vida a esa visión. La gestión integrada de itinerarios combina viajes y gastos en una experiencia móvil única e intuitiva; Consolidar reservas, envíos y solicitudes de gastos en un solo lugar ayuda a eliminar la necesidad de múltiples aplicaciones o procesos manuales.
Esto permite guiar a los viajeros de negocios hacia opciones personalizadas y garantizar la precisión de los precios mediante un seguimiento continuo. Los controles integrados y la orientación proactiva permiten a los equipos gestionar el cumplimiento antes de gastar dinero.
Finalmente, la integración perfecta y la libertad de elección conectan los datos de viajes, gastos y pagos en un ecosistema inteligente para una visibilidad y control completos. Esta visibilidad en tiempo real es la base para convertir los informes de costos reactivos en información proactiva y predictiva.
Compensación estratégica
Al eliminar la fricción y brindar orientación oportuna, la inteligencia integrada en la inteligencia artificial en la tecnología de gastos hace posible que cada empleado tome decisiones de gasto más inteligentes con confianza.
Para los líderes financieros, esto significa descubrir ahorros de costos ocultos, negociar mejores tarifas con proveedores, aumentar la alineación de políticas y reducir la fuga de costos.
Finalmente, las herramientas de inteligencia artificial transforman los datos de gastos en señales predictivas y procesables. Los sistemas heredados y obsoletos simplemente no pueden competir con este nivel de innovación e inteligencia.
La visibilidad de los datos de viajes de extremo a extremo y las capacidades de IA dan como resultado datos más limpios y confiables, lo que brinda a los equipos de finanzas y viajes la confianza para actuar según sus conocimientos precisos y completos.
Porque cuando la innovación y la estrategia se unen, los líderes pueden dedicar menos tiempo a reaccionar y más tiempo a impulsar su negocio.
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